Open Space Workshop

Open Space Workshop

Stel, u wilt op een inspirerende bijeenkomst organiseren zonder de benauwde structuur van conferenties die zich kenmerkt door een vast programma vol droge sprekers, miscommunicatie en ergernis. Want u bent juist op zoek naar een meer informele manier om verschillende culturen en uitgangspunten te bundelen in sprankelende werkgroepen met wisselende samenstelling en mogelijkheden tot kruisbestuiving. Met spontane samenwerking vanuit afzonderlijke disciplines in een dynamische context waarin deelnemers openstaan voor elkaar. Waar iedereen vrij is om te switchen van de ene interessante ontwikkeling naar de andere. Met momenten van vurig debat of samen de handen uit de mouwen steken tot momenten van bezinning en inspiratie. Dan biedt een Open Space Workshop uitkomst...

Antoon Versteegde ontwikkelde inmiddels Open Space Workshops voor diverse opdrachtgevers - als concept voor grootschalige bijeenkomsten zoals overlegsituaties, fusietrajecten, personeelsfeesten, conferenties en bezinningsdagen waarbij tientallen tot vele honderden deelnemers tegelijkertijd creatief én effectief met elkaar communiceren. Door enerzijds artistiek en constructief samen te werken aan verschillende onderdelen, maar anderzijds ook op informele wijze met elkaar van gedachten te wisselen over wezenlijke thema's ontstaat er een heldere, open structuur waarin men zichzelf en elkaar regelmatig weet te overtreffen zonder dat de bijeenkomst verzandt in vaag gedoe of ontaardt in een kleurloze chaos. Want latente krachten en creatieve talenten zullen ontkiemen en een kleurrijke apotheose bewerken, een euforie die geen van de deelnemers vooraf had kunnen bevroeden.

Open Space Workshops vormen een levendige vrijplaats waar mensen in een beschermde omgeving worden uitgenodigd om ideeën, meningen, gaven, inzichten en ervaringen met elkaar te delen. Dat leidt tot inspirerende vormen van communicatie waarin enthousiasme, talent, vakkennis, beleving en inzicht van alle deelnemers de persoonlijke inzet vormen om collectief op een hoger plan te komen.

Open Space Workshops gaan uit van het principe van Open Space Technology, waarbij een optimale deelname en betrokkenheid van de deelnemers wordt bereikt doordat ze steeds volop tijd en ruimte krijgen om zich in te leven en te uiten in een aantal creatieve workshops. Een heldere opbouw in de verhaallijn met herkenbare elementen en uitdagende opdrachten draagt bij aan de kwaliteit van de resultaten. Daartoe wordt in de begeleidende teksten die elk onderdeel introduceren veelvuldig, maar met een knipoog geciteerd uit de Corporate Identity of het Mission Statement van de eigen organisatie. Daarbij horen géén saaie speeches of formele discussiegroepen met van te voren vastgestelde onderwerpen of rondvragen en ook géén verplichte voorbereidingen vooraf. Tijdens een Open Space Workshop wordt alle tijd en energie gebruikt om een optimale sfeer te genereren waarin de deelnemers alle ruimte krijgen om zichzelf en elkaar opnieuw te ervaren in een ongedwongen situatie.

Open Space Technology gaat uit van de principes van zelfsturing. De deelnemers stellen daarin hun eigen programma samen aan de hand van werksessies. Open Space wordt al langer toegepast bij officiële werkconferenties en congressen van vakgenoten die in diverse simultaan gehouden sessies bespreken wat hen werkelijk bezighoudt. Zij verkennen nieuwe invalshoeken en mogelijkheden of proberen nieuwe antwoorden te formuleren op oude vraagstukken. Het basisprincipe is dat mensen zelf beter in staat zijn de voor hen relevante thema's te ontwikkelen en uit te werken dan dat dit door deskundigen wordt voorgekookt. Open Space kan bovendien grote aantallen mensen met uiteenlopende achtergrond tot elkaar brengen om visie, ideeën, creativiteit en acties met elkaar te delen. Het resultaat is een collectieve en motiverende happening.

Open Space Work is het proces waarin een kleine of een grotere groep deelnemers vol enthousiasme haar energie kan steken in de gezamenlijke aanpak van onderwerp en werkwijze, het zoeken naar oplossingen, het creëren van nieuwe technieken, enzovoorts.

Open Space Work heeft de volgende aspecten in zich:

• Veranderingsprocessen aansturen.
• Onderling vertrouwen versterken.
• Zelfsturing bevorderen.
• Communicatie verbeteren.
• Draagvlak creëren.
• Respect voor elkaar ontwikkelen.
• Creativiteit en innovatie stimuleren.

Hoe werkt een Open Space Workshop?

Tijdens de bijeenkomst worden de deelnemers uitgenodigd om in gemêleerde werkgroepen deel te nemen aan een workshop of atelier dat binnen een bepaald kader valt. Daarin krijgt iedereen de gelegenheid zijn persoonlijke talenten te tonen en nieuwe ervaringen op te doen. Openheid, betrokkenheid, gedeelde verantwoordelijkheid en zelfsturing kenmerken de werksfeer, waarin speelruimte ontstaat voor dialoog en het uitwisselen van ervaringen in een informele maar inspirerende sfeer. De verschillende workshops duren gemiddeld een uur waarna de gecreëerde werkstukken op een centrale plek gepresenteerd kunnen worden. Desgewenst wordt een toelichting gegeven op het eigen werk of wordt dat van een ander becommentarieerd.

Open Space Workshops zijn gebaseerd op zeven basisprincipes:

• Wie er ook komt, het zijn altijd de juiste mensen.
• Wat er ook gebeurt, het is goed dat het gebeurt.
• (Weers)omstandigheden zijn gewoon zoals ze zijn.
• Toeval bepaalt de samenstelling van de groepen.
• Iedereen begint wanneer hij/zij wil beginnen.
• Iedereen stopt als hij/zij het genoeg vindt.
• Iedereen mag gaan en staan waar hij/zij wil.
  

Wie er ook komt, het zijn altijd de juiste mensen.
In het uitnodigingstraject worden zoveel mogelijk kandidaten aangeschreven en uitgenodigd om deel te nemen aan de Open Space Workshop. Middels een nieuwsgierig makende mailing of postercampagne kan de belangstelling worden vergroot. Als er in het voortraject al een bepaalde spanning of verwachtingspatroon wordt opgebouwd is de kans groter dat de opkomst groot is en de thuisblijvers geen gelijk krijgen.

Wat er ook gebeurt, het is goed dat het gebeurt.
In overleg met de opdrachtgever en in samenspraak met handlangers binnen de organisatie wordt een aantal open workshops aangeboden. Het traject beoogt niet om een aantal van te voren bedachte producten of projecten te verwezenlijken, maar om een creatief proces op gang te brengen waarbij de deelnemers elkaar inspireren om een of ander resultaat te behalen. Daarbij zal veelvuldig geput worden uit het collectieve geheugen en de (verborgen) talenten en vaardigheden die in elk team aanwezig zijn.

(Weers)omstandigheden zijn gewoon zoals ze zijn.
(Weers)omstandigheden zijn gewoon zoals ze zijn.
Naar gelang de wensen en doelstelling van de Open Space Workshop wordt een geschikte datum gekozen en een passende locatie besproken. Uiteindelijk zullen tal van omstandigheden hun invloed uitoefenen op de stemming en omgeving waarin gewerkt wordt. Maar weer noch ambiance hoeven van doorslaggevende invloed te zijn op het welslagen van de workshops. Je krijgt het weer dat je verdient en de sfeer moet je zelf maken.

Toeval bepaalt de samenstelling van de groepen.
Om een grote groep deelnemers op gang te krijgen en kliekvorming te vermijden wordt een willekeurige indeling gemaakt in werkbare teams. Bij aankomst krijgt iedereen at random een button met een bepaalde tekst of kleur die aangeeft bij welk team men hoort. Grote borden geven vervolgens aan bij welke workshop elke groep begint en van daaruit wordt men later doorverwezen naar het volgende programmaonderdeel. Sommige groepen zullen een hechte band ontwikkelen, andere kunnen wellicht uiteenvallen doordat teamleden afhaken en zich elders aansluiten. Vrijheid blijheid.

Iedereen begint wanneer hij/zij wil beginnen.
Geen van de deelnemers weet van te voren precies wat er gaat gebeuren - en kan dus ook niet anticiperen op de situatie. Sommigen hadden iets heel anders verwacht, wellicht al gehoopt op een sportdag of een reisje naar een attractiepark. Anderen kunnen een starre houding laten zien: "Hiervoor ben ik toch niet aangenomen...?" en hebben meer tijd nodig om te acclimatiseren. Gun ze die tijd en laat ze even wennen; ze zullen regelmatig door de begeleiders worden geprikkeld om alsnog in te haken en volwaardig mee te draaien in de groep.

Iedereen stopt als hij/zij het genoeg vindt.
De meeste workshops laten de deelnemers ongewone dingen doen en ongewone dingen van zichzelf tonen op een manier de ze niet gewend zijn. Er wordt getracht een stimulerende werksfeer te creëren waarin men van de ene verbazing in de andere valt, maar zichzelf en elkaar ook regelmatig weet te overtreffen. Niet iedereen beschikt echter over dezelfde spanningsboog en soms is het gewoon even op. Men heeft snel het gevoel op persoonlijke titel beoordeeld te worden met het individuele werkstuk of met de eigen inzet. Laat iedereen in zijn waarde en zelf bepalen wanneer 'het' klaar is.

Iedereen mag gaan en staan waar hij/zij wil.
Je hebt dus het recht om te gaan en staan waar je zelf wilt. Wanneer je merkt dat je in een situatie verzeild bent geraakt waarvan je niets kunt leren of waaraan je niets kunt bijdragen: gebruik dan je twee voeten om naar een plaats te lopen waar het wellicht meer zin heeft om er te zijn. Loop dus gerust eens rond om te kijken en te bespreken wat er bij andere groepen gebeurt en doe gewoon mee als het je bevalt. Daarbij nemen deze deelnemers ideeën en ervaringen mee van de ene groep naar de andere, zodat er kruisbestuiving plaatsvindt.

Wat levert een Open Space Workshop op?

Een Open Space Workshop brengt grote aantallen mensen met verschillende achtergrond op heel concrete manier tot elkaar. Het toeval bepaald in eerste instantie hoe de groepen worden ingedeeld, maar uiteindelijk bepaal je zelf waar en wanneer je wat gaat doen en met wie. Zo worden allerlei visies, ideeën, plannen en ervaringen vanuit verschillende culturen en invalshoeken met elkaar gedeeld. Open Space Technology biedt een groot aantal voordelen en mogelijkheden voor uiteenlopende organisaties, te weten:

• Het richt, voor een beperkte tijd en op creatieve wijze, ieders aandacht op een onderwerp of moment dat van belang is voor de organisatie of de groep.
• Het brengt gemeenschappelijke belangen en interesses in beeld die binnen het normale dagelijkse functioneren niet of niet voldoende aan bod komen.
• Het schept voor iedereen de mogelijkheid om af te haken bij activiteiten die niet langer boeien om een meer inspirerende situatie op te zoeken of die zelf te creëren.
• Het is een prima gelijkmaker omdat het een grote verscheidenheid aan deelnemers uitnodigt de voor hen van belang zijnde zaken in beeld te brengen, zowel individueel als met een kleiner team of in een grote groep.
• Het laat nieuwe gezichtspunten ontstaan en innovatieve oplossingen creëren en het maakt de weg vrij voor toekomstige acties.
• Het geeft individuen de kans om zich op een andere manier te tonen dan men gewend is. Maskers vallen af en traditionele werkverhoudingen staan even buitenspel.
• Taalbarrières worden met het grootste gemak doorbroken, waardoor Open Space Workshops zich uitstekend lenen om het ijs te breken bij Multinationale bijeenkomsten waar deelnemers nog moeten wennen aan elkaar.
  

Wanneer wordt een Open Space toegepast?

Open Space Technology is een levendig proces waardoor een kleine of een grote groep deelnemers kan investeren in het visualiseren van een gemeenschappelijk onderwerp of een collectief probleem, in het zoeken naar oplossingen of het creëren van nieuwe mogelijkheden, ontwikkelingen en technieken enzovoorts.

Voorbeelden hiervan zijn:

• In beeld krijgen waar mensen binnen de organisatie echt voor willen gaan.
• Nieuwe vraagstukken en mogelijkheden verkennen.
• Motiveren van een cultuur van zelfstandig werken en beslissen.
• Creatieve, innoverende of probleemoplossende plannen en technieken ontwikkelen.
• Een sterke gemeenschapszin bevorderen.
• Verschillen van mening of ernstige conflicten analyseren en oplossen.
• Het verankeren van nieuwe processen en procedures in organisaties.
• Mensen weer motiveren wanneer bepaalde zaken ontregeld raakten.
  

Hoe lang duurt een Open Space Workshop?

Oorzaak en reden, voorgeschiedenis, nieuwe plannen en doelen van de organisatie beïnvloeden aard en opzet van iedere Open Space Workshop. Omdat organisaties nu eenmaal verschillend zijn is ook elke Open Space Workshop anders en duurt doorgaans een, twee of drie dagdelen. Meestal aaneengesloten, maar vaak ook afgewisseld met brainstormsessies, discussiegroepen en plenaire vergaderingen.

Hoeveel deelnemers heeft een Open Space Workshop?

Minimaal dienen zo'n twintig personen aan een Open Space Workshop deel te nemen. Het maximum aantal deelnemers wordt slechts beperkt door het budget en de faciliteiten van de locatie. Workshops van enkele honderden personen komen geregeld voor, maar meer dan duizend deelnemers vormt organisatorisch ook geen probleem. Het evenement is bij uitstek een middel om bottom-up participatie te realiseren. Alle medewerkers krijgen tijdens de workshops op een laagdrempelige manier de mogelijkheid om eigen ideeën en creativiteit in te brengen en verder te ontwikkelen. Het proces wordt gevoed door de energie en het enthousiasme wat deelnemers kunnen opbrengen voor de algemene zaak en hun individuele acties.

Begeleiding van een Open Space Workshop

Voor de begeleiding van Open Space Workshops zijn ervaren begeleiders nodig die buiten het systeem van de organiserende partij staan. Antoon Versteegde beschikt over een netwerk van professionele trainers en beeldende kunstenaars die vanuit hun persoonlijke visie en werkwijze een katalyserende rol kunnen spelen binnen het functioneren van de verschillende groepen. Vanuit hun dagelijkse praktijk zijn zij gewend om alert te reageren op het toeval en optimaal gebruik te maken van serendipiteit.

Schematische opzet van een Open Space Workshop

Een Open Space Workshop wordt verdeeld in een aantal afzonderlijke ateliers waarin zowel verschillende artistieke disciplines aan bod komen als waar op uiteenlopende manieren wordt (samen)gewerkt in kleinere of grotere groepen om een bepaald resultaat te kunnen bereiken. Afhankelijk van het aantal deelnemers, de mogelijkheden van de betreffende locatie, de gewenste thematiek en het beoogde doel wordt er een op maat gesneden traject uitgezet met creatieve workshops.

Suppose you wish to organise an inspiring meeting, without the confining setting of conferences characterised by a strict programme full of dull speakers, miscommunication and annoyance. On the contrary, you are looking for a more informal way of combining various cultures and starting points in enthusiastic working groups of varying composition and with possibilities for cross-fertilization; with spontaneous collaborations between separate disciplines in a dynamic context in which the participants are open to each other; with everyone being free to switch from one interesting development to the other; ranging from moments of fierce debate to setting to work together to moments of reflection and inspiration. In that case, an Open Space Workshop is the perfect solution.

Antoon Versteegde has developed Open Space Workshops for various clients ­ as a concept for large-scale meetings such as consultations, merger talks, staff parties, conferences and days of reflection with dozens or even hundreds of participants communicating both creatively and effectively. Working together artistically and constructively on the one hand, while exchanging thoughts on essential themes informally on the other creates a transparent, open structure in which people frequently surpass themselves and each other, without the meeting ending up in aimless chatter or dreary chaos. Hidden powers and creative talents will germinate and bring about a colourful apotheosis, a euphoria none of the participants could have expected beforehand.

Open Space Workshops are a lively refuge where people are invited in a safe setting to share ideas, opinions, talents, views and experiences. This leads to inspiring forms of communication in which the enthusiasm, talent, know-how, perception and insight of all participants are the ingredients of personal commitment toward reaching a higher level collectively.

Open Space Workshops are based on the principle of Open Space Technology, in which optimal participation and commitment of the participants are achieved by constantly giving them ample time and space to immerse and express themselves in a series of creative workshops. A transparently structured narrative with recognizable elements and challenging assignments enhances the quality of the results. To this end, the Corporate Identity or Mission Statement of the organisation concerned are frequently quoted in the introductory texts to each item, but with tongue in cheek. This does not include dull speeches, or formal discussion groups on predetermined subjects, or questions at the end of the meeting, or obligatory preparations. During Open Space Workshops, all time and energy are used to create an optimal atmosphere in which the participants are given all the space they need to rediscover themselves and others in an informal situation.

Open Space Technology is based on the principles of self-coaching: participants put together their own programme through work sessions. Open Space has been used before at official work conferences and congresses of fellow workers who discuss what really concerns them in various simultaneous sessions. They explore new approaches and possibilities or try to formulate new answers to old questions. This is based on the principle that people are perfectly able themselves to develop and work out themes that are relevant to them, instead of experts pre-arranging this for them. Furthermore, Open Space is capable of bringing together large numbers of people with various backgrounds to share visions, ideas, creativity and actions, resulting in a collective and motivating happening.

Open Space Work is the process in which a small or larger group of participants can put their enthusiasm and energy into a joint approach of a subject or work method, ways of finding solutions, creating new techniques, and so on.

Open Space Work includes the following aspects:

• Monitoring processes of change.
• Enhancing mutual trust.
• Promoting self-coaching.
• Improving communication.
• Creating support.
• Developing mutual respect.
• Stimulating creativity and innovation.

How does an Open Space Workshop work?

During the meeting people are invited to form mixed work groups and participate in a workshop or studio, within a given framework. Everyone is given the opportunity to show their personal talents and gain new experiences. The work climate is characterized by openness, commitment, shared responsibility and self-coaching, with room for dialogue and the exchange of experiences in an informal yet inspiring atmosphere. On average, the various workshops take about an hour, after which the pieces of work that have been created can be presented on a central spot. If so desired, the work can be elucidated or commented upon by others.

Open Space Workshops are based on seven basic principles:

• Whoever comes are always the right people
• Whatever happens is for the good.
• (Weather) conditions should be taken for what they are.
• The composition of the groups is determined by chance.
• Everyone may start whenever they feel like it.
• Everyone may stop whenever they think it is time to.
• Everyone is free to move around as they like.

Whoever comes are always the right people
In the invitation phase, as many candidates as possible receive a letter inviting them to participate in the Open Space Workshop. Interest may be enhanced through an appealing mailing or poster campaign. Creating a certain tension or expectations in the preliminary phase increases the chance of a large turnout and proves the ones who stay at home wrong.

Whatever happens is for the good
In consultation with the client and with assistants within the organisation a number of open workshops are presented. This course of action is not chosen to realize premeditated products or projects, but to get e process going in which all participants inspire one another to achieve a certain result, drawing frequently upon the collective memory and the (hidden) talents an skills that are present in each team.

(Weather) conditions should be taken for what they are.
According to the wishes and objectives of the Open Space workshop, an appropriate date is chosen and an appropriate location booked. Ultimately, the mood and the setting of the workshop will be influenced by all kinds of conditions. Whether the workshops are successful or not need not depend on the weather or the ambiance, however. One gets the weather one deserves and a good atmosphere is only created by the people involved.

The composition of the groups is determined by chance.
To get a large group of participants going and prevent cliques from forming, a random division into workable teams is made. Upon arrival, everyone is issued a badge at random with a text or colour indicating which team they belong to. Subsequently, large boards indicate with which workshop each group will start and from then on, people are referred to each successive item on the programme. Some groups will develop strong bonds, others may fall apart because team members quit and join another group. Anyone is free to choose.

Everyone may start whenever they feel like it.
None of the participants know in advance what is going to happen ­ nor can they anticipate the situation. Some of them may have expected something completely different, hoping for a sports day or a trip to a theme park. Other may show a rigid attitude: 'I wasn't hired for this, was I..?' and need more time to get acclimatized. Allow them some time to adjust; the supervisors will frequently encourage them to join in anyway and be loyal members of the group.

Everyone may stop whenever they think it is time to.
In most workshops the participants do unusual things and show unfamiliar sides of themselves in ways they are not used to. The aim is to create a stimulating work atmosphere in which people go from one surprise to the next, but surpass themselves and each other frequently as well. Not everyone has the same tension arc, however; at times one just runs out of energy. People tend to feel they are judged personally on their individual piece of work or their own commitment. Everyone should be accepted as they are and be free to decide when 'it' is ready.

Everyone is free to move around as they like.
As stated before, you have the right to move around as you like. If you feel you have landed in a situation from which you cannot learn anything or to which you cannot contribute anything: use your own two feet to walk to a more appropriate place. Feel free to walk around to look and discuss what is going on in other groups and join in when you like it. This way, participants take ideas and experiences from one group to another, which leads to cross-fertilization.

What does an Open Space Workshop do?

An Open Space Workshop brings together large numbers of people from various backgrounds in a very concrete way. Initially, the way the groups are arranged is determined by chance, but eventually one decides oneself where and what you are going to do when and with whom. This way visions, ideas, plans and experiences of all kinds are shared from various cultures and points of view. Open Space Technology offers a large number of advantages for various organisations, namely:

• For a limited time and in a creative way, it focuses everyone's attention on a subject or moment that is important to the organisation or group.
• It brings into the picture common interests and concerns that do not receive sufficient attention or no attention at all in the daily routine.
• It offers everyone the opportunity to quit activities that no longer hold their interest in order to find a more inspiring situation or create one themselves.
• It is an excellent equalizer, because it invites a wide variety of participants to bring up what matters to them, both individually and in smaller or larger groups.
• It generates new points of view, creates innovative solutions and clears the way for future actions.
• It offers individuals the opportunity to manifest themselves in a different way from what they are used to. Masks are removed and traditional working relations are sidelined for a brief moment.
• Language barriers are broken with ease; for this reason, Open Space Workshops lend themselves perfectly for breaking the ice in multinational meetings in which participants have to get familiar with one another

At what occasions are Open Space Workshops used?

Open Space Technology is a lively process, allowing small or large groups of participants to invest in the visualisation of a common subject or a collective problem, in the search for solutions or the creation of new possibilities, developments and techniques, and so on.

Examples of this are:

• Getting a picture of what people within the organisation are really committed to.
• Exploring new issues and possibilities.
• Motivating a culture of independent working and decision-making.
• Developing creative, innovative or problem-solving plans and techniques.
• Stimulating community spirit.
• Analysing and solving differences of opinion or serious conflicts.
• Embedding new processes and procedures in organisations.
• Remotivating people when things become disordered.

How long does an Open Space Workshop take?

Cause and reason, previous history, new plans and objectives of the organisation affect the nature and organisation of each Open Space Workshop. As each organisation is different, each Open Space Workshop will be different too. It usually takes one, two or three daily periods, in most cases consecutive ones, though they may be interrupted by brainstorming sessions, discussion groups and plenary meetings.

How many participants does an Open Space Workshop have?

A minimum of around twenty persons should participate in an Open Space workshop. The maximum number of participants is only limited by the budget and the location's facilities. Workshops of several hundreds of people are a regular phenomenon, and even a group of over a thousand participants does not pose any organisational problems. This is the ideal event for realising bottom-up participation. During the workshops, all staff members are given the opportunity in a non-confronting way to contribute and further develop their ideas and creativity. The process is fed by the energy and the enthusiasm of the participants for the common cause and by their individual actions.

Supervising an Open Space Workshop

Supervising an Open Space Workshop requires experienced supervisors from outside the system of the organising party. Antoon Versteegde has an extensive network of professionals trainers and artists, who through their personal vision and working method can act as catalysts for the functioning of the various groups. From their daily practice they are used to reacting alertly to chance and use serendipity optimally.

A rough outline of an Open Space Workshop

An Open Space Workshop is divided into a number of separate workshops in which various artistic disciplines are practised and smaller or larger groups of people work together in various ways to achieve certain results. Depending on the number of participants, the facilities of the location concerned, the theme chosen and the object in view, a tailor-made trajectory is planned with creative workshops.